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Devenez un utilisateur expérimenté de Google Drive avec ces 20 conseils et astuces

2021

Lorsque Google Docs est apparu pour la première fois il y a plus de dix ans, l'idée de faire tourner un logiciel dans un navigateur était encore étrange et inhabituelle. Depuis lors, la nouvelle image de Google Drive s'est renforcée: des millions de personnes ont désormais recours aux outils gratuits de traitement de texte, de tableur et de présentation proposés.

Le fait que vous utilisiez Google Drive ne signifie pas que vous l’utilisez pleinement. La suite offre des fonctionnalités inattendues et puissantes lorsque vous grattez sa surface. Voici 20 des plus utiles.

Le mode hors connexion de Google Drive vous permet de créer et d'éditer des fichiers dans votre navigateur, même sans connexion Internet. Dès que vous vous connecterez à nouveau sur le Web, vos modifications seront synchronisées. Pour le configurer, cliquez sur l’icône cog dans Google Drive, choisissez Paramètres, puis cochez la case d’accès hors connexion.

L'un des outils les plus utiles dans Docs, Sheets et Slides est un petit bouton qui ressemble à un rouleau à peinture, appelé format Paint. Sélectionnez du texte, cliquez sur ce bouton dans la barre d'outils et vous pouvez coller le format de texte (pas le texte lui-même) n'importe où dans votre document, selon vos besoins.

Vous ne l’avez peut-être pas compris, mais Google Drive numérise toutes les images et les PDF que vous avez téléchargés. Cela rend le texte en leur sein consultable. Essayez de rechercher une phrase que vous connaissez se trouvant dans une image ou un fichier PDF. La fonctionnalité n'est pas encore parfaite, n'essayez pas de rechercher une phrase manuscrite, par exemple, mais elle reste utile.

Vous pouvez télécharger des clients Google Drive pour Windows et macOS qui synchroniseront vos fichiers - ceux que vous créez dans Google Drive et ceux de votre lecteur local - entre ordinateurs. Le client de bureau créera un dossier Google Drive sur les ordinateurs. Déposez n'importe quel fichier dans ce dossier. Le fichier sera téléchargé sur le Web et synchronisé avec les dossiers de Google Drive sur vos autres appareils. N'essayez tout simplement pas de télécharger tout ce que vous possédez. Google Drive a des limites de stockage (voir le numéro 7 dans cette liste).

Google Drive est idéal pour travailler sur des documents (et des feuilles de calcul et des présentations) avec d'autres personnes. Si vous avez besoin de capter l'attention d'un collaborateur, vous pouvez le faire dans un commentaire: Commencez juste à taper le nom d'un contact, puis choisissez la bonne entrée dans la liste qui apparaît.

Si vous avez besoin d’annuler des erreurs ou si vous voulez juste oublier le passé, vous pouvez accéder aux anciennes versions du document, de la feuille ou de la diapositive que vous avez modifiées. Ouvrez le menu Fichier, cliquez sur Afficher l'historique des révisions. Vous pouvez prévisualiser ou revenir aux versions précédentes du document.

Ceux d'entre vous qui ont payé Google pour un espace de stockage supplémentaire veulent probablement savoir ce qui en absorbe le plus. Et si vous manquez de place, vous voudrez peut-être savoir ce qui monopolise tout votre espace. Pour le comprendre, passez le curseur de la souris sur la case de quota de stockage située à gauche de l'écran Google Drive, puis cliquez sur le bouton "i" pour afficher les fichiers les plus volumineux en premier.

Si vous téléchargez des clips vidéo sur Google Drive dans un format courant (tel que MP4), vous pouvez les diffuser directement à partir du nuage, à la manière de YouTube, sans paramètres ni modifications particuliers. C'est une façon de prendre votre collection de films avec vous lorsque vous êtes loin de chez vous.

Les liens hypertexte intégrés aux documents ne doivent pas obligatoirement aboutir à des sites Web. Vous pouvez facilement créer des liens menant à d'autres fichiers dans Google Docs. Ouvrez la boîte de dialogue de lien en cliquant sur l'icône de lien dans la barre d'outils, puis lancez une recherche sur le titre du fichier auquel vous souhaitez créer un lien.

Pour les moments où vous souhaitez ajouter un peu plus de piquant à vos documents, importez une ou deux polices supplémentaires. Ouvrez le menu déroulant des polices de la barre d’outils, sélectionnez Plus de polices et vous aurez accès à des milliers de choix tirés de la collection de polices de Google.

Si vous souhaitez laisser reposer vos doigts de frappe surchargés, activez la dictée dans Google Docs. Ouvrez le menu Outils, cliquez sur Saisie vocale, cliquez sur le microphone et commencez à parler. Si le logiciel crée une faute de frappe, pas de problème, vous pouvez toujours modifier le clavier lorsque l'outil de dictée est ouvert.

Par défaut, les mots mal orthographiés sont soulignés dans Google Docs, ce qui peut être gênant si vous utilisez beaucoup de termes et d’argots personnalisés. Pour ajouter un mot au dictionnaire, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter au dictionnaire personnel (qui se trouve dans le menu Outils).

Pour remplir une longue colonne ou rangée de cellules avec une série (comme des jours ou des chiffres), mettez en surbrillance la ou les premières cellules de la série, puis cliquez sur le petit carré bleu dans le coin inférieur droit. (Lorsque vous survolez cette poignée ", le curseur doit ressembler à un petit signe plus.) Faites glisser le curseur vers le bas ou sur et, si l'application peut comprendre le fonctionnement de la série, elle sera étendue aux carrés que vous mettez en surbrillance.

Lorsque vous travaillez sur une feuille de calcul dans Google Sheets, notez la petite zone de résumé qui apparaît dans le coin inférieur droit. Sélectionnez un groupe de cellules et cliquez ici pour voir à quoi correspondent les contenus, ainsi que leurs moyenne, maximum et minimum.

Les modèles sont également disponibles dans Docs et Diapositives, mais ils sont particulièrement utiles dans Google Sheets. Ces plans peuvent vous donner une longueur d’avance sur vos finances, votre rapport annuel ou tout ce que vous construisez. Rendez-vous sur la page d'accueil de Google Sheets en ligne pour connaître les modèles disponibles.

Égayez vos feuilles de calcul avec une image ou cinq. Ils peuvent flotter sur le document (cliquez sur Insérer, puis sur Image) ou être enfermés dans une cellule particulière. Pour cette dernière option, entrez "= IMAGE (URL)" dans la cellule, en remplaçant "URL" par le lien vers l'image sur le Web.

Vous souhaitez apporter les mêmes modifications à de nombreuses diapositives à la fois? La diapositive principale de la présentation est votre amie. Ouvrez le menu Diapositive, cliquez sur Modifier le masque et modifiez les dispositions de modèle de vos diapositives, de la diapositive de titre à celles contenant des listes de points à puces.

Si vous déposez une image dans votre présentation, vous en voulez une qui corresponde à votre jeu de couleurs existant. Google Slides peut vous aider. Choisissez Insérer puis Image et si vous passez à l'onglet Recherche et entrez des termes, vous pourrez alors choisir une photo avec la couleur dominante idéale.

Il est probable que si vous construisez une présentation dans Google Slides, vous envisagez de la partager avec un public. Si vous cliquez sur le menu déroulant Présent sur le Web, vous verrez une option "Présenter sur un autre écran". Utilisez cette option pour envoyer les diapositives à un Chromecast situé à proximité, ou même à l'un des récepteurs AirPlay d'Apple.

Une autre façon d’envoyer votre présentation dans le monde entier consiste à l’intégrer à une page Web. Cliquez sur Fichier, puis sur Publier sur le Web. Vous pouvez publier la présentation publiquement avec sa propre URL ou obtenir le code HTML dont vous avez besoin pour l'intégrer ailleurs.

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